Nhân sự vẫn dùng ChatGPT, Claude hay Gemini để viết nhận xét đánh giá hay dựng bảng tính lương được, với ba nguyên tắc. Một: không đưa vào tình trạng sức khỏe, chuyện riêng tư, gia đình, tôn giáo của nhân viên, ảnh CCCD và mọi mật khẩu. Hai: thay bằng mã họ tên, số CCCD, mã số thuế, số điện thoại, số tài khoản, như [TEN_1], [STK_1]. Ba: giữ nguyên kết quả công việc, tiêu chí, số ngày công và số tiền, vì AI cần chúng để làm đúng. Bài này chỉ cách làm với hai việc nhân sự hay nhờ AI nhất.
Vì sao hồ sơ nhân sự cần cẩn thận hơn?
Hồ sơ nhân sự gom gần như mọi thứ về một người: họ tên, CCCD, địa chỉ, người phụ thuộc, lương, số tài khoản, giấy nghỉ ốm, kỷ luật. Nhân viên đưa chúng cho công ty để làm hợp đồng và trả lương, không phải để gửi sang một dịch vụ khác. Pháp luật cũng xếp nhiều thứ trong đó vào nhóm cần bảo vệ chặt hơn. Theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026), dữ liệu cá nhân nhạy cảm gồm nhiều nhóm, trong đó có:
- Tình trạng sức khỏe.
- Thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.
- Quan điểm chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng; nguồn gốc dân tộc.
- Hình ảnh thẻ căn cước, CCCD.
- Mật khẩu tài khoản ngân hàng, thông tin thẻ ngân hàng, lịch sử giao dịch.
Còn họ tên, ngày sinh, số định danh cá nhân, số điện thoại, nơi thường trú thuộc dữ liệu cá nhân cơ bản: vẫn được bảo vệ, chỉ ở mức thấp hơn. Công ty bạn có thể có quy định chặt hơn; khi phân vân, hỏi bộ phận pháp chế hoặc IT.
Ba nhóm thông tin: bỏ, thay mã, giữ nguyên
Trước mỗi lần dán, hãy chia nội dung thành ba nhóm:
| Nhóm | Ví dụ | Làm gì |
|---|---|---|
| Nhạy cảm, AI không cần | Bệnh, thai sản, chuyện gia đình, tôn giáo, kỷ luật, ảnh CCCD, mật khẩu | Bỏ hẳn hoặc viết lại chung chung |
| Nhận ra một người | Họ tên, CCCD, mã số thuế, số điện thoại, email, số tài khoản, địa chỉ, tên người phụ thuộc | Thay bằng mã nhất quán |
| Nội dung công việc | Chỉ tiêu, kết quả, tiêu chí, ngày công, mức lương, phụ cấp | Giữ nguyên |
Nhóm đầu dễ sót nhất, vì nó nằm ngay trong câu chữ chứ không phải một con số để dò: "nghỉ hai tuần vì sinh con". Thay tên bằng mã không che được những câu này; phải viết lại chúng.
Việc 1: Nhờ AI viết nhận xét đánh giá
Giả sử bạn có ghi chép của trưởng phòng về một nhân viên (thông tin hư cấu):
Nguyễn Minh Anh, chuyên viên kinh doanh, mã NV 0458. Quý 3 đạt 112% chỉ tiêu doanh số, giữ được 3 khách hàng lớn. Tháng 8 nghỉ 10 ngày vì mổ ruột thừa nên chậm báo cáo tuần hai lần. Hay hỗ trợ đồng nghiệp mới. Cần cải thiện việc cập nhật CRM đúng hạn.
Bản gửi cho AI:
[TEN_1], chuyên viên kinh doanh. Quý 3 đạt 112% chỉ tiêu doanh số, giữ được 3 khách hàng lớn. Có 10 ngày nghỉ có phép trong tháng 8; trong thời gian đó chậm báo cáo tuần hai lần. Hay hỗ trợ đồng nghiệp mới. Cần cải thiện việc cập nhật CRM đúng hạn.
Viết nhận xét đánh giá quý khoảng 150 chữ, giọng tích cực nhưng thẳng thắn, có một mục tiêu cụ thể cho quý 4. [TEN_1] là thông tin đã được thay thế, giữ nguyên, không đoán.
Đã làm ba việc:
- Thay tên bằng mã, bỏ mã nhân viên.
- Viết lại lý do nghỉ. "Mổ ruột thừa" là tình trạng sức khỏe; AI chỉ cần biết có 10 ngày nghỉ.
- Giữ nguyên kết quả và tiêu chí, vì đó là nội dung đánh giá.
Ở công ty nhỏ, một chức danh duy nhất ("kế toán trưởng chi nhánh Đà Nẵng") cũng đủ nhận ra một người; nếu AI không cần, hãy viết chung hơn.
Nhận xét do AI viết chỉ là bản nháp. Trưởng phòng đọc lại và sửa trước khi gửi; đừng để AI quyết định xếp loại, tăng lương hay kỷ luật ai.
Việc 2: Nhờ AI dựng bảng tính lương
Với tính lương, cách an toàn nhất là nhờ AI viết công thức, không đưa bảng lương thật. AI chỉ cần biết cấu trúc bảng và cách tính:
Tôi có bảng Excel: cột B là lương cơ bản, C là phụ cấp, D là số ngày công thực tế, E là số ngày công chuẩn của tháng. Viết công thức tính lương theo ngày công thực tế ở cột F, và công thức trừ 10,5% bảo hiểm trên lương cơ bản ở cột G. Cho ví dụ với lương cơ bản 12.000.000, phụ cấp 1.500.000, 22/26 ngày công.
Số trong ví dụ là số tự đặt. Bạn chép công thức vào file thật trên máy mình.
Nếu cần AI xem cả bảng, hãy làm trên bản sao: thay cột họ tên bằng mã nhất quán, xóa hẳn cột CCCD, mã số thuế, số tài khoản, số điện thoại, ghi chú; giữ cột số liệu. Cách làm từng bước trong Excel có trong bài ẩn thông tin cá nhân trong file Excel.
Hai điều cần nhớ:
- Tỷ lệ bảo hiểm, mức giảm trừ gia cảnh, biểu thuế thu nhập cá nhân thay đổi theo thời gian, và AI có thể trả lời theo quy định cũ. Tỷ lệ 10,5% ở trên chỉ là ví dụ; hãy lấy con số từ văn bản hiện hành.
- Mã số thuế cá nhân nay là số CCCD, nên ẩn nó như ẩn CCCD. Bài kế toán dùng ChatGPT an toàn với số tài khoản, mã số thuế giải thích kỹ hơn.
Những chỗ hay sót trong hồ sơ nhân sự
- Cột ghi chú của bảng chấm công: "nghỉ khám thai", "xin về quê lo tang mẹ".
- Tên file và tên trang tính: "Danh_gia_Q3_Nguyen_Minh_Anh.docx".
- Danh sách người phụ thuộc: tên, ngày sinh của con, của bố mẹ nhân viên.
- Comment và Track Changes trong file Word: dọn bằng File > Info > Check for Issues > Inspect Document.
Nếu bạn dùng tài khoản ChatGPT cá nhân cho việc công ty, đọc thêm ChatGPT có dùng dữ liệu của tôi để huấn luyện không? để tắt đúng chỗ.
Làm nhanh hơn với OfflineMask
Với vài chục bản đánh giá hay bảng lương trăm dòng, dò tay rất dễ sót. OfflineMask là ứng dụng miễn phí làm việc này ngay trên máy bạn, không cần mạng:
- Ẩn. Dán văn bản, hoặc mở file XLSX, XLS, CSV, DOCX, ODT. Ứng dụng tự tìm CCCD, mã số thuế, số tài khoản, số điện thoại, email, mật khẩu, và cả họ tên, địa chỉ, tên tổ chức khi bạn cài gói tiếng Việt. Bạn xem lại, ẩn thêm chỗ còn sót, rồi xuất bản đã ẩn, giữ nguyên định dạng. Có thể ẩn cả một thư mục bản đánh giá một lần.
- Hỏi AI. Gửi bản đã ẩn cho AI bạn hay dùng. Cùng một người luôn mang cùng một mã, kiểu
[TEN_1_4e8c]. - Khôi phục. Dán câu trả lời của AI vào lại OfflineMask, các mã tự đổi về thông tin thật. Bảng đối chiếu không rời khỏi máy bạn.
OfflineMask tìm được phần lớn thông tin nhận ra một người chứ không phải tất cả, và nó không viết lại câu chữ cho bạn: một câu như "nghỉ vì mổ ruột thừa" vẫn còn nguyên trong bản đã ẩn. Hãy luôn đọc lại và tự sửa những chi tiết nhạy cảm trước khi gửi. Xem cách ứng dụng xử lý dữ liệu ở trang Quyền riêng tư.
Tóm lại
- Không đưa vào AI: tình trạng sức khỏe, chuyện riêng tư, gia đình, tôn giáo, ảnh CCCD, mật khẩu. Đây là dữ liệu nhạy cảm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
- Thay bằng mã nhất quán: họ tên, CCCD, mã số thuế, số điện thoại, số tài khoản, tên người phụ thuộc.
- Giữ nguyên kết quả công việc, tiêu chí, ngày công, số tiền để AI làm đúng.
- Tính lương: nhờ AI viết công thức với số ví dụ, không dán bảng lương thật; tự kiểm tra tỷ lệ bảo hiểm và thuế theo văn bản hiện hành.
- Bản nhận xét của AI chỉ là bản nháp; người quản lý đọc lại và quyết định.